Pomakonline - Magazin za društveni razvitak

Tuesday
Jan 16th
  • Prijava
  • Registracija
    Registracija
    Polja označena asteriskom (*) su obavezna.
    Ime: *
    Korisničko ime: *
    E-mail: *
    Šifra: *
    Potvrda Šifre: *
  • Traži
Veličina teksta
  • Increase font size
  • Default font size
  • Decrease font size
Naslovnica arrow Radionica arrow Projekti arrow Provedba projekta: učinkovitošću olakšati izvještavanje
Provedba projekta: učinkovitošću olakšati izvještavanje
Gordana Stojanović   
Petak, 30 Listopad 2009

ImageStrukture koje upravljaju EU programom (IPA) i s kojima komuniciramo tijekom procesa pregovaranja, provedbe i izvještavanja definirane su već u samoj objavi natječaja. (Upravna direkcija; Direkcija za ovjeravanje; Direkcija za reviziju; Nacionalna tijela, Zajednički odbor za praćenje, Zajedničko tehničko tajništvo). U ugovoru koji se potpisuje s Ugovornim tijelom, već prve rečenice definiraju odgovornosti. U okviru Općih i administrativnih odredbi piše (prema neslužbenom prijevodu)...

  • Korisnik će provesti projekt na vlastitu odgovornost i u skladu s opisom aktivnosti u Dodatku I, te će raditi na ostvarivanju ciljeva koji su tamo navedeni.
  • Korisnik će provesti aktivnosti s dužnom pažnjom, efikasnošću, transparnetnošću i marljivošću, u skladu s najboljom praksom na tom polju, te u skladu s ovim Ugovorom.
  • U tu svrhu Korisnik će upotrijebiti sva financijska, ljudska i materijalna sredstva koja su neophodna za potpunu provedbu aktivnosti kako je navedeno u Opisu aktivnosti.

Kako bi smo se u potpunosti držali obveza iz Ugovora potrebno je:

  • Podijeliti zadatke/funkcije unutar tima - da ne dođe do „preklapanja“ poslova  i da se ništa ne podrazumijeva. (ako komuniciramo unutar organizacije po sistemu „trebalo bi“ i „napravit ćemo“ – onda je jasno da nitko nije konkretno odgovoran za određenu aktivnost i za vremenski period u kojem se ona treba završiti)
  • Procjena vremena potrebnog za svakog od članova tima – Unutar tima ima različitih tipova suradnika. Netko je analitičar, netko je komunikativan, netko je strateg. Voditelj projekta bi morao znati koja vrsta aktivnosti je kome najprihvatljivija.
  • Jasna podjela uloga i upravljanje timom na projektu već u Application formu – Kad projekt započne, važno je da svaki član tima ima sve informacije o projektu. Ponekad svi članovi u timu ne govore engleski jezik jednako dobro, pa je važno provjeriti jesu li svi jednako razumjeli opis aktivnosti i jesu li pročitali kompletan projekt.  Preporuka: Manja je investicija dati kompletan prijedlog projekta prevesti, uključujući i radne listove budžeta, nego dodijeliti zatatak članu tima koji nema sve detaljne informacije o svim elementima odobrenog projekta. 
  • Procedure za internu evaluaciju – Ukoliko je način evaluacije već definiran unutar prijave projekta, onda je dobro planirati upravo tako. Ako smo naveli da će se na sastancima projektnog tima redovito pratiti provedba aktivnosti i ostvarenje rezultata, onda je važno da tu evaluaciju ili taj evaluacijski sastanak tako i nazovemo i da imamo pisani trag o tome. Svakako će jednom biti zatražen (kao prilog redovitom tromjesečnom ili polugodišnjem izvještaju ili kao prilog finalnom izvještaju projekta.
  • Redovita komunikacija s predstavnicima Ugovornog tijela, sa članovima tima, s ciljnim skupinama, s ostalim dionicima neophodna je tijekom provedbe projekta. Sa svakim od njih je bitno odrediti najoptimalniji način komunikacije ( s nekima će dovoljna biti pismena komunikacija, s nekima je važno redovito održavanje periodičnih sastanaka, s nekima je važno zapisati sve što je dogovoreno, a nekima će biti važno unaprijed pripremiti materijal... itd)
  • Ključni ljudi u timu ne bi trebali biti “outsourceani” – Ukoliko imamo podugovorene članove tima, a koji su ključni u projektu, onda će najprije biti upitna institucionalna održivost nakon projekta. Donator će nas svakako pitati kako planiramo nastaviti nakon isteka granta / donacije. Teško je za očekivati da će vanjski stručnjaci raditi i dalje volonterski, a opet ako su spremni raditi volonterski, zašto to već nisu tijekom provedbe projekta.
  • Od početka uključiti računovodstvo – Već tijekom pripreme projekta, naročito u dijelu kada se planiraju troškovi za provedbu pojedinih aktivnosti, važno je uključiti osobu/e koje su odgovorne za financijski dio poslovanja organizacije. Inače dolazi do poteškoća u usklađivanju procedura!
  • Partnerska organizacija, tj. njezini predstavnici, dio su tima. Do sada je bila praksa da su partneri u projektu samo zato što je to bio uvjet za prijavu. Sadašnji programi uvjetuju partnerstvo u punom smislu (jednak angažman u pripremi projekta, u provedbi projekt, ali i u projektnom izvještavanju).
  • Korisnička institucija (vodeći partner) “prebacuje” sredstva partnerima i odgovorna je i za njihov rad prema jasnim planovima (mjesečno ili kvartalno). -  Kako bi taj proces tekao bez zastoja, važno je unaprijed definirati međusobna pravila i odgovornosti.

Unutar planiranih aktivnosti u projektu moguća je i različita vrsta nabave. Nabava se mora odvijati prema pravilima PRAG-a – po principu:

Nabava Usluga – (do 10.000 eura – dovoljna je jedna valjana ponuda; do 200.000  Eura je obvezna procedura pregovaranja, a preko 200.000 eura je obvezan međunarodni/ ograničeni natječaj).

Nabava Roba – (do 10.000 eura dovoljna je jedna valjana ponuda; do 60.000 eura obvezna je procedura pregovaranja, do 150.000 Eura obvezno je provesti otvoreni lokalni javni natječaj, a preko 150.000 Eura obvezno je otvaranje međunarodnog javnog natječaja) 

Nabava Radova - (do 10.000 eura dovoljna je jedna valjana ponuda; do 300.000 Eura je obvezna procedura pregovaranja; do 5 mil. eura je obvezan otvoreni lokalni javni natječaj, a preko 5 mil. eura obvezno je raspisivanja otvorenog međunarodnog natječaja)

Preporuka
Moramo točno poznavati procedure za sve vrste nabava i predvidjeti ih u aktivnostima i vremenskom planu provedbe projekta. Npr. ako neki proces nabave traje minimalno 90 dana, onda ne možemo tu aktivnost planirati odmah u drugom ili trećem mjesecu provedbe projekta.

 

Hits: 2594
Komentari (0)Add Comment

Napišite komentar
quote
bold
italicize
underline
strike
url
image
quote
quote
smaller | bigger

security code
Upišite prikazane znakove


busy
 
« Prethodna   Sljedeća »

Forum socijalnog poduzetništva IPA Razvoj ljudskih potencijalaThis project is funded by the European Union